今回は会議の成果を高めるためのポイントを解説します。
200件の研究を元に心理学者が解説する会議の話
このレビュー（1）は心理学者のチームが200件の研究から正しいミーティングを説明するという内容です。調査によると、従業員で週に平均6時間の会議を行い、マネージャーで週23時間も会議に当てているとわかっています。
結構な時間を会議に当てていても、非効率に感じる人が多いです。これは非効率的な会議で、年間約2130億ドルもムダになっているという試算もあるほどです。
このレビューでは「会議前」「会議中」「会議後」の3段階に分けて、考察されています。
会議前のポイント
会議前に考えるべきは以下のようなポイントです。
会議前のポイント
- 目的の明確化：会議は問題解決や意思決定を伴うべき。ただの情報共有のための会議は避ける。
- 会議の前に議題は配布：会議は事前に配布した議題に沿って行われるべき
- 出席者の選定：リーダーは会議の目的を考え、会議に出席するメンバーの役割を検討すべき
会議に招待されたすべての人が役割や専門知識に基づいて、有意義な貢献を保証することが会議に対する態度や仕事満足度に影響を与える可能性があります。特にマネージャーが主導で行う会議において、自分と関連性があるもの見なした従業員は会議の意味を感覚的に経験し、従事度が高くなります。会議前でも色々と考えるポイントがあるので、気は抜けないですね。
会議中のポイント
会議中のポイントは以下のような感じ。
会議前のポイント
- 会議への貢献を推奨：業績の高い従業員は目標を設定し、問題点についてグループで理解しやすくし、フィードバックを求めるのを助ける
- マナー違反は禁止する：遅刻やメール、SNSなどは客観的な会議の質を低下させる
- 不平不満の禁止：不平不満は伝染性でグループの成果を減らしてしまう
- ユーモアや笑いを取り入れる：ユーモアは積極的な会議参加を刺激し、クリエイティブな問題解決を促進する
- 議題の遵守：会議前に決めた議題に沿って話し合い、話がズレたら議論を戻す
会議のリーダーはミーティングを適切で簡潔に進行しなければなりません。特に会議の焦点を明確にして、自由な発言ができつつも、不平不満が出た場合は議論に戻す技量が必要です。会議のリーダーは中々大変ですね。
会議後のポイント
会議後のポイントは以下の通りです。
会議前のポイント
- 会議の議事録を共有する：行動計画や会議の成果を達成するための役割・責任の記録をする。また出席できなかった人にも詳細が伝えられる
- フィードバックの要求：会議の満足度に関する従業員の意見を定期的に聞く
会議は時間が長くなればなるほど、疲労やストレス、作業負荷が大きくなるとわかっています。そのため、会議後のフィードバックを定期的に要求して、出席者の満足度を高める必要があります。
それではぜひ参考に。